LEAN bætir búreksturinn

Höfundur: Snorri Sigurðsson - snsig@arlafoods.com

Undanfarna áratugi hafa kúabú heimsins gengið í gegnum gífurlegar breytingar og í nánast öllum löndum hefur kúabúum fækkað verulega en þau sem eftir standa stækkað að sama skapi. Þá hafa ný fjós risið og bændur tekið nútíma tækni í notkun og fleira mætti nefna. Því miður hefur þó hagnaðurinn á bæjunum ekki vaxið í hlutfalli við stækkandi búin en á því eru margar skýringar og ein þeirra er sú að mörg bú eru orðin stærri en svo að hefðbundnir verkferlar og vinnulag ná ekki lengur utan um reksturinn.

Til eru margar leiðir til að ná bættum árangri en í þessari grein verður horft til LEAN aðferðarfræðinnar en hún snýst um að koma hlutum í röð og reglu og framkvæma verkferla á búunum eins vel og mögulegt er. Danskir kúabændur, sem eru þeir afkastamestu í heimi, mælt í mjólkurframleiðslu á hverja vinnustund, hafa um árabil tileinkað sér þessa aðferðarfræði við bústjórnina og hér verður farið yfir þessa aðferðarfræði. Greinin byggir á efni frá danska LEAN sérfræðingnum Vibeke Fladkjær Nielsen sem mörgum Íslendingum er að góðu kunn, enda haldið námskeið í LEAN hér á landi.

Hvað er LEAN?

LEAN snýst um að skapa meiri verðmæti með færri úrræðum. LEAN stendur í raun fyrir „snyrt“ m.ö.o. að auka framleiðni með hagræðingu og stöðugt að leita að úrbótum. Þess vegna er LEAN aðferð eða hugsunarháttur sem allir geta haft hag af, óháð stærð búrekstursins.

LEAN snýst fyrst og fremst um að læra að sjá. Sjá hvar hægt er að bæta, sem og að sjá hvar sóun verður á auðlindum (vinnustundum, aðföngum o.þ.h.) t.d. vegna biðtíma, bilunar á vélum eða samskiptaleysi milli aðila. LEAN er í raun aðferðarfræði sem veitir starfsfólki búsins hvatningu og ábyrgð og fær þar reksturinn til að vaxa, því starfsfólk hvers bús eru mikilvægasti hluti þess.

LEAN er frá Ford

Fyrstu merki um LEAN kerfið koma frá Henry Ford, sem stofnaði Ford Motor Company árið 1903, en árið 1913 var línuframleiðslu komið á og við það var hægt að snarfækka starfsfólki og þar með má segja að fyrstu merki um LEAN hafi komið fram. Árið 1935 var japanska fyrirtækið Toyota Automobile stofnað og framleiðsla þess hófst svo árið 1936 en vandamálið var að aðeins 2.685 bílar voru framleiddir á samtals 13 árum. Hjá Ford verksmiðjunni var framleiðslan margfalt meiri á degi hverjum og Toyota var því í mikilli kreppu og þurfti að segja upp fjórðungi starfsmanna sinna. Starfsmenn Toyota settu þá þrýsting á stjórnendur fyrirtækisins og það endaði með alveg nýrri framleiðsluhugsun:

Að setja sóun í forgang: Það var flokkað sem sóun að framleiða eitthvað annað en það sem viðskiptavinirnir óskuðu eftir í raun

Starfsmönnunum var veitt ábyrgð og hvatning til að finna sóun: Toyota náði m.a. sínum góða árangri með því að nota launakerfi með bónusgreiðslum

Þetta var í algerri andstöðu við Henry Ford, sem leit á starfsfólkið meira sem nauðsynlegan viðauka við færi-bandið og vélarnar. En þegar Toyota náði góðum árangri með hinar nýju framleiðsluaðferðir sínar og fram-leiðsluheimspeki sína jókst áhugi frá Bandaríkjunum og Evrópu á aðferðinni, en það reyndist erfitt fyrir vestræna bílaframleiðendur að herma eftir Toyota. Þrír Bandaríkjamenn hófu þá að rannsaka sérstaklega þetta kerfi hjá Toyota og skilaði það sér í bókinni „Vélin sem breytti heiminum“. Að auki var framleiðsluheimspeki Toyota mótuð í svokallaðar 5 meginreglur LEAN.

LEAN má lýsa með 5 meginreglum:

1. Tilgreindu hvað skapar verðmæti fyrir viðskiptavininn

Í fyrsta lagi snýst þetta um að komast að því hver viðskiptavinurinn er og hverjar þarfir viðskiptavinarins eru og af hvaða gæðum viðskiptavinurinn vill hafa vöruna.

2. Fjarlægðu þær aðgerðir sem ekki eru virðisaukandi.

Flutning (óþarfa tilfærslur á gripum, fóðri o.s.frv.)

Vörulager (of mikið keypt miðað við fyrningardagsetningu)

Offramleiðslu (fyrningar á gróffóðri, umframframleiðsla o.fl.)

Biðtíma (bið eftir aðstoð, bið eftir vél sem þarf að nota við sömu verk samtímis o.þ.h.)

Mistök (lélegt gróffóður, dauðir gripir, há frumu- eða gerlatala mjólkur o.þ.h.)

3. Búðu til flæði um verðmætaskapandi athafnir

Snýst um að hafa gott flæði á búinu og gera vinnuferlana skilvirka svo verkið fari fram á sem hagkvæmastan hátt.

4. Framleiddu aðeins þegar viðskiptavinurinn krefst þess

5. Leitastu við að ná fullkomnun með stöðugum framförum

Aðalmarkmið LEAN

Aðalmarkmið LEAN er að útrýma allri sóun en í LEAN kerfinu er allt skilgreint sem sóun ef það hefur kostnað eða kostar tíma án þess að skapa virðisauka. Sóun leynist oft í hinum ýmsu vinnuferlum í daglegri vinnu á búum og oft getur reynst erfitt að bera kennsl á hana. Þessi sóun er í LEAN flokkuð í 7 flokka sem gerir það mun auðveldara fyrir notendur kerfisins að finna hana og skilgreina.

1. Sóun vegna biðtíma

Biðtími er sóun, hvort sem það er vegna fólks, véla eða t.d. skorts á upplýsingum en biðtími þýðir í raun að vinnuflæði stöðvast af einhverjum völdum. Þetta gæti t.d. verið vegna þess að einhver þarf að nota vél við verkþátt sem á sama tíma er í notkun af öðrum.

Biðtími gæti líka verið vegna þess að einn er að leita að einhverju og aðrir þurfa að bíða á meðan eða vinna stöðvast tímabundið við verk vegna þess að einhver þarf að skreppa frá, tala í síma og þ.h. Þetta má leysa með bættu skipulagi og t.d. jafna út álag og eftirspurn eftir vélum innan dagsins. Þá er kostur að reyna að gera verkefnin þannig úr garði að einn maður geti leyst þau en einnig að vera með kláran verkefnalista sem hægt er að ganga í, komi upp óvæntur biðtími hjá einhverjum á búinu. Þá er alltaf mælt með því að vera með gott skipulag á hlutum, svo ekki verði til óþarfa bið einungis vegna þess að verið sé að leita að einhverju.

2. Sóun vegna flutninga

Flutningar eru ein gerð sóunar sem er vel þekkt í búskap og sérstaklega þar sem búið er með skepnur í nokkrum útihúsum eða á nokkrum stöðum og þá þarf að flytja dýr, fóður o.s.frv. Þá er t.d. akstur með hálfu álagi skilgreind sem sóun undir þessum lið eða óþarfa flutningar á fóðri eins og burður á mjólk í kálfa sem e.t.v. mætti leysa með einföldum hætti.

Horfa ætti til þess á hverjum tíma hvernig megi lágmarka flutninga t.d. með því að skoða hvort stytta megi flutningavegalengdir með því að staðsetja hluti betur. Þá má spara flutninga með því að koma sér upp fyrirfram heppilegum lausnum eins og t.d. sérstökum verkfærakössum vegna burðarhjálpar eða meðferðar smákálfa (merkingar o.fl.) svo rétt tæki og tól séu alltaf við hendina og hver sem er geti gripið til þeirra svo dæmi sé tekið.

3. Sóun vegna birgða

Allar umfram birgðir eru sóun en eigi að geyma allt, þá þarf ansi mikið geymslupláss. Stórt svæði hefur líka oft í för með sér að það getur verið erfitt að finna þá hluti sem maður hefur þörf fyrir. Fóður og varahlutir eru oft eitthvað sem við eigum í geymslu, en hugsunin með þessum lið sóunar er að lágmarka magnið sem er í geymslu svo það séu t.d. ekki til varahlutir til margra ára svo dæmi sé tekið.

Algeng sóun vegna birgða er einnig óreiða í geymslum sem veldur oft vinnutöfum við leit að hlut og stundum geta hlutir í geymslu hreinlega dagað uppi og orðið óþarfir áður en það þarf að nota þá. Til þess að draga úr þessari sóun er mælt með því að halda birgðum í lágmarki og koma upp góðu og augljósu skipulagi á geymslurýmin svo það fari ekki óþarfa tími í að leita. Þá er mælt með því að kaupa inn hóflegt magn af fóðri í einu, þannig að rýmisþörfin í geymslu sé minni auk þess sem fóðurgæðin eru oftast betri sé keypt inn reglulega.

4. Sóun vegna ofvinnslu

Ofvinnsla verður þegar eitthvað er gert sem viðskiptavinurinn borgar í raun ekki fyrir og skapar þannig ekki virðisauka.

Dæmi um ofvinnslu sem flokkast sem sóun er t.d. þegar kálfar fá sérstaklega mjólk frá eigin móður mörgum dögum eftir fæðingu, ofþrif, of margir fóðrunarhópar miðað við bústærð o.fl. Til þess að lág-marka þessa sóun þarf að fara yfir alla verkferlana á búinu og meta hvort einhverjir þeirra séu í raun ekki virðisaukandi og mætti því í raun hætta eða draga úr. Best er að gera skipurit (SOP) svo allir sem vinna á búinu séu sammála um hvernig hlutirnir skuli gerðir.

5. Sóun vegna offramleiðslu

Þegar framleitt er of mikið miðað við þörfina dregur það úr skilvirkni þar sem nota þarf ákveðnar auðlindir eins og vinnu eða vélar til að framleiða þessa umframvöru.

Dæmi um offramleiðslu er t.d. of mikil framleiðsla á gróffóðri, bygging á of stórri aðstöðu fyrir þann fjölda gripa sem er á búinu, of mikill ásetningur á kvígum vegna viðhalds kúastofns búsins o.fl. Til þess að draga úr þessari gerð af sóun þarf fyrst og fremst að vera með góð og rétt viðmið um þarfirnar fyrir mismunandi verkferla og þá að stunda góða bústjórn svo ekki verði um offramleiðslu að ræða

6. Sóun vegna óþarfa hreyfinga

Óþarfar vinnuhreyfingar eru sóun. Allar hreyfingar verða að auka verðmæti framleiðslunnar ella flokkast þær sem sóun í LEAN.

Þessi tegund sóunar veltur mikið á uppbyggingu búsins og hvort mikil handavinna er á bænum og dæmi um óþarfa hreyfingu er t.d. ef farið er nokkrum sinnum fram og til baka fyrir það sama. Það þarf því að horfa til þess að lágmarka óþarfa hreyfingar með því t.d. að huga að bestu staðsetningu hinna ýmsu hluta, þannig að lágmarks tími fari í það að sækja þá vegna reglubundinnar vinnu. Þá má einnig horfa til kaupa á búnaði til að takmarka óþarfa og endurtekna hreyfingu.

7. Sóun vegna mistaka

Mistök sem eiga sér stað í tengslum við verkefnin eru augljós sóun og þar sem fólk vinnur geta alltaf orðið mistök.

Þekkt dæmi um mistök í kúabúskap eru t.d. að kálfum er gefin of mikil mjólk eða með röngu hitastigi, heilfóður er ekki blandað rétt, lyfjablönduð mjólk fer saman við og fleira mætti taka til. Mistök þarf að reyna að lágmarka og það er best gert með því að setja upp skipurit (SOP) sem sýna verkflæði og -ferla. Þá er mikilvægt að vera með skýrt skipulag varðandi samskipti fólks á búinu svo lágmarka megi möguleg mistök.

Nýting þekkingar og vinnutímans

Til viðbótar við áðurnefndar 7 gerðir sóunar eru einnig 2 gerðir sóunar sem snúa beint að þeim sem vinna á búinu.

Þessar tvær gerðir snúast um annars vegar ónýtta þekkingu og hins vegar ónýtta auðlind ef svo má að orði komast. Ónotaða þekkingin kemur við sögu ef það er t.d. einhver á búinu sem býr yfir mikilli þekkingu eða reynslu en nýtir hana ekki. Þetta gæti t.d. verið að einhver sé mjög góður í að beiðslisgreina en samt sér einhver annar aðallega um þann verkþátt. Hin ónýtta auðlind er svo í raun betri nýting vinnutíma og snýst um að hámarka afkastagetu og nýtingu vinnukraftsins. Óþarfa tafir í tengslum við of langa kaffi- eða matartíma, símanotkun eða önnur óvinnutengd sóun á tíma dregur úr afköstum enda nýtist þá tíminn ekki til almennrar vinnu á búinu.

Þegar LEAN aðferðarfræði er beitt skiptir mestu máli að allir þeir sem vinna á búinu komi að því að koma kerfinu á. Án aðkomu allra er ekki hægt að fá það besta út úr kerfinu enda skiptir mestu máli að bent sé á sóun á öllum stigum, svo finna megi lausnir til að draga úr sóuninni og bæta árangur búskaparins.